Tipos de balances
Existen básicamente tres tipos de Balances en función de la información que aportan sobre la entidad:
- Balance de Situación: Es una información económica estática de la entidad donde aparecen los bienes, los derechos y las obligaciones y, por tanto, el valor del patrimonio, es decir, la información fundamental que nos aporta es el del valor de la entidad y como está distribuido éste.
- Balance de Pérdidas y Ganancias: Es una información económica dinámica de la entidad donde aparecen los gastos e ingresos realizados en un período de tiempo concreto y, por tanto, el beneficio o las pérdidas en ese período.
- Balance Presupuestario: Es una comparación entre el Presupuesto y la Contabilidad y, por tanto, nos informa del grado de cumplimiento de nuestros objetivos económicos. Este es el Balance más importante para una Entidad Sin Ánimo de Lucro.
A su vez estos balances pueden ser de tres tipos, en función de los tres tipos de presupuestos, es decir, B. de Inversiones, B. de Gastos e Ingresos y B. de Tesorería.
Los dos primeros, es decir, el de Situación y el de Pérdidas y Ganancias, los calculan automáticamente los programas de Contabilidad y, como decíamos, son importantes pero no los más importantes de cara a la evaluación interna de los objetivos alcanzados, por lo que a partir de ahora nos referiremos a los Balances Presupuestarios.
Para que sirven los balances
Los Balances Presupuestarios sirven para:
- Conocer el grado de cumplimiento del plan de inversiones y poder tomar decisiones relativas a éste.
- Conocer el grado de cumplimiento de los objetivos económicos para un período determinado y poder tomar decisiones relativas a éstos.
- Conocer el grado de cumplimiento de las previsiones de tesorería y poder tomar decisiones relativas a ésta.
Información de partida
La información necesaria para su elaboración será la siguiente:
- Presupuesto de Inversiones y financiación de éstas
- Presupuesto de Gastos e Ingresos.
- Presupuesto de Tesorería.
- Contabilidad.
Elaboración
Para elaborar los Balances presupuestarios se compararán los distintos Presupuestos con los datos contables y se hallará la desviación entre lo presupuestado y lo contabilizado.
Ejemplos de balances
En el siguiente ejemplo partimos de unos datos presupuestarios y otros datos contables para calcular la desviación de Gastos e Ingresos. Ambos datos están ordenados con los criterios de Actividad primero y Naturaleza después.
El signo de la desviación (+ ó -), podremos elegirlo nosotros para que signifique una u otra cosa. En este caso, la desviación de los gastos, cuando es positiva, significa que aún no hemos consumido el presupuesto y cuando es negativa que hemos superado el presupuesto. Para ello hemos restado al presupuesto la contabilidad.
En el caso de los ingresos, el signo positivo significa que hemos contabilizado más ingresos que los que habíamos presupuestado, y el negativo que no se han realizado los ingresos presupuestados, por tanto para hallarlo hemos restado a los datos contables los datos presupuestarios, al contrario que en los gastos.
Con este sistema conseguimos que las desviaciones positivas, ya sea en los gastos como en los ingresos, se interpreten como desviaciones a nuestro favor y las negativas en nuestra contra.
| Balance Presupuestario de Gastos |
| Actividad | Presupuesto | Contabilidad | Desviación |
| Naturaleza | |||
| Talleres | |||
| Materiales | 60 € | 66 € | -6 € |
| Personal | 900 € | 900 € | 0 |
| Publicidad | 90 € | 60 € | 30 € |
| 24 € | |||
| Formación | |||
| Materiales | 150 € | 180 € | -30 € |
| Personal | 1800 € | 1.860 € | -60 € |
| Alquileres | 510 € | 438 € | 72 € |
| Transportes | 240 € | 270 € | -30 € |
| Publicidad | 90 € | ||
| -48 € | |||
| Campamentos | |||
| Materiales | 1.500 € | 1.200 € | 300 € |
| Personal | 270 € | 270 € | 0 |
| Alimentación | 3.600 € | 3.300 € | 300 € |
| Alquileres | 900 € | 900 € | 0 |
| Transportes | 2.100 € | 2.550 € | -450 € |
| Publicidad | 60 € | 90 € | -30 € |
| Seguros | 570 € | 540 € | 30 € |
| 150 € | |||
| General | |||
| Materiales | 300 € | 300 € | 0 |
| Personal | 3.600 € | 3.780 € | -180 € |
| Alquileres | 2.700 € | 2.700 € | 0 |
| Suministros | 360 € | 342 € | 18 € |
| -162 € | |||
| Desviación de Gastos Total | -36 | ||
| Balance Presupuestario de Ingresos |
| Actividad | Presupuesto | Contabilidad | Desviación |
| Naturaleza | |||
| Talleres | |||
| Cuotas | 180 € | 210 € | 30 € |
| Ventas | 480 € | 510 € | 30 € |
| 30 € | |||
| Formación | |||
| Matrículas | 900 € | 1.050 € | 150 € |
| Ventas | 360 € | 360 € | 0 |
| Subvenciones | 1.500 € | 1.500 € | 0 |
| 150 € | |||
| Campamentos | |||
| Cuotas | 5.100 € | 4.980 € | -120 € |
| Rifas | 450 € | 900 € | 450 € |
| Subvenciones | 3.600 € | 3.300 € | -300 € |
| 30 € | |||
| General | |||
| Cuotas | 1.500 € | 1,650 € | 150 € |
| Donaciones | 600 € | 510 € | -90 € |
| Subvenciones | 5.100 € | 6.000 € | 900 € |
| Ventas | 300 € | 0 | -300 € |
| 660 € | |||
| Desviación de Ingresos Total | 900 € | ||
| Balance Presupuestario (a favor) | 864 € |
Revisiones
En sí mismos, los Balances Presupuestarios son revisiones o valoraciones económicas, y conviene realizarlos con una frecuencia entre mensual o trimestral, en función de la actividad económica de la entidad.
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