Obligaciones de las asociaciones

• Obligaciones registrales
• Obligaciones documentales (libros)
• Obligaciones de rendición de cuentas
• Obligaciones fiscales

Obligaciones registrales

Además de la primera inscripción de la asociación que podéis ver en el apartado de “Cómo crear una asociación”, ante el registro de asociaciones deberán realizarse otros asientos y comunicación de modificaciones sobre la información ya existente.

A continuación se detallan los actos susceptibles de inscripción en el registro:

• Cualquier modificación en los estatutos (cambios en la denominación, domicilio, fines y actividades, ámbito territorial, etc.).
• Cambios en las personas titulares de los órganos de representación (Junta Directiva).
• La apertura, cambio y cierre de delegaciones o establecimientos.
• La declaración y la revocación de la condición de utilidad pública.
• Las asociaciones que constituyen o integran federaciones, confederaciones o uniones de asociaciones.
• La incorporación y separación de asociaciones a una federación, confederación o unión de asociaciones o a entidades internacionales.
• La suspensión, disolución o baja de la asociación y sus causas.
• La apertura y el cierre de una delegación en España de asociaciones extranjera.

En los siguientes enlaces podéis encontrar un directorio de los Registros de Asociaciones de las Comunidades Autónomas y del Registro Nacional de Asociaciones:

• Registro Nacional de Asociaciones
• Directorio de los Registros de Asociaciones de las CCAA.

Obligaciones documentales. Los libros de las asociaciones

Una vez creada y registrada la Asociación, la Asociación deberá llevar una serie de documentación establecida en la Ley. Las asociaciones habrán de disponer de:

• Una relación actualizada de sus asociados.
• Una contabilidad que permita obtener la imagen fiel del patrimonio, del resultado y de la situación financiera de la entidad, así como las actividades realizadas.
• Un inventario de sus bienes.
• Un libro de las actas de las reuniones de sus órganos de gobierno y representación.

Podemos observar como, estrictamente, la ley solamente menciona 1 libro: el de actas. Por lo que, tanto para llevar actualizada la relación de socios como la contabilidad, hoy en día no será necesario un libro tradicional en papel, ya que las herramientas informáticas permitirán otro tipo de formatos más cómodos y adecuados.

En lo relativo a las actas de los órganos de gobierno y representación (Asamblea y Junta Directiva), como comentábamos, se debe tener físicamente un libro. No obstante, hoy en día las actas pueden realizarse en el ordenador y ser impresas en hojas sueltas, previamente preparadas, que son las que conformarán el libro. Los registros admiten la legalización de libros compuestos por hojas sueltas, numeradas, para su posterior impresión.

Las actas deberán recoger referencia a los acuerdos adoptados, su ordenación será cronológica, y en caso de que dejásemos alguna hoja, o parte de ella, sin escribir, la anularemos para evitar anotaciones que no respondan al desarrollo de las sesiones. El contenido que deberá tener un acta será:

• Mención al órgano que se reúne
• Fecha, hora y lugar de la reunión
• Número de convocatoria (Primera y/o Segunda)
• Asistentes (Datos nominales o numéricos)
• Orden del día
• Desarrollo de la reunión con los principales argumentos ligados a las personas que intervengan
• Acuerdos adoptados
• Sistema de adopción de los acuerdos y resultados
• Firma de el/la Secretario/a y VºBº del Presidente/a

Las actas se deben recoger durante el desarrollo de las sesiones y, normalmente se presentan en la siguiente reunión del órgano en cuestión para su aprobación en el primer punto del orden del día. No obstante, existen otras alternativas para no esperar a su aprobación en la siguiente reunión, como por ejemplo la aprobación en el mismo día de la reunión facilitando su lectura al finalizar la misma, nombramiento de un determinado número de socios que actúen como fedatarios en la aprobación del acta, etc. (ejemplo de Acta de Junta Directiva).

Por último, cabe mencionar que la Ley Orgánica 1/2002, de 22 de marzo, reguladora del Derecho de Asociación, no establece obligatoriedad a la legalización de los libros, y por este motivo, algunos registros de asociaciones no contemplan este procedimiento. No obstante, será muy recomendable la realización de este trámite con el fin de otorgar seguridad jurídica a los libros. La legalización de libros podrá realizarse ante aquellos registros autonómicos que sí lo permiten, ante el registro mercantil o ante notario.

Para profundizar un poco más en este tema, recomendamos la lectura del artículo publicado en esta guía y denominado los libros de las asociaciones y escuchar el podcast de nuestro blog Hablemos de Gestión – Los libros de las asociaciones.

Obligaciones de rendición de cuentas

Como ya hemos comentado, la ley de asociaciones en su artículo 14 establece que las asociaciones deberán llevar contabilidad que permita obtener la imagen fiel del patrimonio, del resultado y de la situación financiera de la entidad, así como las actividades realizadas. Para que esta contabilidad refleje las características indicadas será muy aconsejable realizarla con un programa informático especializado de contabilidad por partida doble y que permita la llevanza de cuentas de forma analítica.

Hasta la entrada en vigor de la nueva ley de Asociaciones, bastaba con llevar una contabilidad por partida simple si la asociación no estaba declarada de Utilidad Pública ni estaba dada de alta en el I.A.E. Sin embargo, éste es un sistema que no sólo nos ofrece muy poca información económica para la toma de decisiones, sino que se puede quedar corto para cumplir con obligaciones contables y fiscales, sobre todo, como decíamos, en caso de que la entidad esté desarrollando alguna actividade económica o esté declarada de Utilidad Pública.

La ley establece que las asociaciones deberán llevar su contabilidad “conforme a las normas específicas que les resulten de aplicación”, por lo que hay que destacar, al menos, dos casos en los que se aplican normas específicas:

• Asociaciones que realizan actividades económicas que estarán también sujetas a las obligaciones establecidas en el Código de Comercio.
• Asociaciones declaradas de Utilidad Pública, que estarán sujetas a lo dispuesto en el Real Decreto 1491/2011, de 24 de octubre, por el que se aprueban las normas de adaptación del Plan General de Contabilidad a las entidades sin fines lucrativos y el modelo de plan de actuación de las entidades sin fines lucrativos.

Igualmente, si la entidad está acogida a los beneficios fiscales establecidos en la Ley 49/2002, debe cumplir (art. 3.8) “las obligaciones contables previstas en las normas por las que se rigen o, en su defecto, en el Código de Comercio y disposiciones complementarias”

En cualquier caso, todo lo referido al control económico, con legislación, ejemplos y herramientas, lo puedes encontrar en el apartado de «Economía» de esta guía de gestión.

Obligaciones fiscales

Como ya hemos comentado, en el momento en el que una asociación se plantea la realización de alguna Actividad Económica deberá cumplir con lo establecido en la normativa fiscal, pasando a afectarle impuestos como el IVA, Imp. Sociedades, otras obligaciones censales y de información, IRPF…

¿Y qué es una actividad económica? La podemos definir como “aquella actividad que suponga la ordenación por cuenta propia de medios de producción y de recursos humanos, o de uno de ambos, con la finalidad de intervenir en la producción o distribución de bienes o servicios”,

Dada la importancia y extensión de este tema, hemos desarrollado un capítulo específico en esta guía de gestión dedicado a la fiscalidad de las asociaciones. También puedes consultar nuestros artículos: “toda” la fiscalidad de las asociaciones y «todas» las obligaciones de una ENL.

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