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Archivo y documentación

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Archivo y documentaciónUn sistema de archivo apropiado, tanto en lo que se refiere a documentos en papel como a documentación digital, tiene la capacidad de ahorrar mucho tiempo que –en caso contrario– se acaba desperdiciando en buscar documentos que se resisten a aparecer. Evidentemente, también nos puede ahorrar serios disgustos.

En el caso de los archivos digitales, además de plantear una política de seguridad que evite que los datos puedan circular fuera del ámbito en que deban ser guardados (esto es común a la documentación en papel) hay que prever cualquier incidencia informática que pueda provocar su pérdida irreversible.

La información que puede manejar y generar una asociación puede ser ingente y de características muy diferentes. En algunos casos, debemos contar con que pueden estar sujetas a inspecciones (de Inspección de Trabajo y Hacienda, por ejemplo), mientras que en otros casos se puede tratar de documentos que guarda la asociación para conservar información sobre su historia (por ejemplo, un archivo fotográfico). En cada caso varían las consideraciones sobre la forma de archivarla y las condiciones de seguridad.

Un sistema de archivo de una asociación podría considerar, a modo de ejemplo, los siguientes tipos de documento:

  • Libros de la asociación (relación de socios y libro de actas) [más información sobre los libros de las asociaciones].
  • Documentación contable: libros contables, archivo de documentos (facturas, recibos, nóminas, TCs, extractos bancarios...)
  • Correspondencia recibida y emitida
  • Documentación típica en procedimientos administrativos, que en caso de ser de uso habitual debe estar organizada para favorecer su localización inmediata:
    • Estatutos de la entidad (es conveniente disponer de una copia digitalizada)
    • Tarjeta del NIF de la entidad
    • Copia del NIF del representante legal de la entidad
    • En su caso, poderes emitidos por la asociación
    • Archivo de declaraciones y otra documentación de Hacienda.
    • Oficios recibidos del Registro de Asociaciones. Dentro de éstos, especialmente el acta de nombramiento de cargos de junta directiva.
    • Documentos habituales en subvenciones y contratos administrativos: declaraciones responsables, certificados de estar al corriente de pagos con Hacienda y Seguridad Social, otros certificados de secretaría, bastanteo de poderes…, además de las propias instrucciones de justificación de la subvención o de los pliegos de cláusulas del contrato.
    • Fianzas constituidas para contratos administrativos (esto es muy importante para su recuperación posterior, puesto que no siempre la administración va a ser diligente en su devolución).
    • Documentación laboral: contratos, TCs, nóminas, libro registro de inspecciones de trabajo, curriculums recibidos (se aconseja eliminar estos últimos al cabo de unos meses, dado que contienen información de carácter personal que normalmente se nos facilita sin que queden claras las condiciones de su uso y que además pierde vigencia en poco tiempo).
  • Memorias de actividades de la entidad
  • Documentación asociada a proyectos (ficheros de participantes, informes sociales, etc.). Nuevamente hay que hacer una consideración aquí acerca de la protección de datos de carácter personal. Si se contiene este tipo de datos, es imprescindible tener en cuenta la seguridad de los datos y las condiciones de acceso a los mismos (más información en el apartado que dedicamos a aspectos de protección de datos de carácter personal).
  • Archivo gráfico (fotos y vídeos producidos por la entidad) y publicaciones realizadas. Respecto a la producción, archivo y utilización de los primeros, también es importante respetar las normas de protección de datos de carácter personal y de protección civil del derecho al honor, a la intimidad personal y a la propia imagen (y tener especial cuidado con lo establecido en la Ley Orgánica 1/1996, de 15 de enero, de Protección Jurídica del Menor).

 

CONTACTO

  • FUNDACIÓN GPS
  • c/Javier de Miguel 92. 28018 Madrid.
  • Telf: 91 223 04 14