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Anexo Gestión Subvenciones

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Anexo Gestión de Subvenciones

Introducción
Tipos de subvenciones y organismos convocantes
Búsqueda de la información
Formularios
El proyecto
El presupuesto
Seguimiento del proyecto
Memoria y Justificación Económica
Conclusiones

Introducción

Entre las muchas fuentes de financiación a las que se puede recurrir desde una Asociación Juvenil, se encuentran las subvenciones que las Administraciones convocan. Como el resto de posibles recursos tienen sus aspectos positivos y negativos, y será una decisión de cada entidad el intentar conseguir fondos de este tipo, seleccionando los más adecuados, o renunciar a ellos.

Si en vuestra Asociación habéis decidido presentar Vuestro Proyecto a alguna convocatoria concreta, si estáis buscando información sobre las consecuencias que una decisión en este sentido os podría acarrear, o si después de tener alguna experiencia os habéis encontrado con dificultades inesperadas, este material puede ser de gran utilidad.

A la hora de gestionar una subvención es necesario respetar un proceso. El no seguirlo o saltarse alguna de sus fases nos traerá complicaciones que son evitables, por eso, antes de entrar en materia, comentaremos algunos de los errores más habituales a la hora de gestionar una subvención derivados de no respetar ese proceso.

En muchas ocasiones no se tiene claro el Proyecto que queremos realizar y sólo se sabe que tenemos dificultades de financiación. En esta situación, y ante una convocatoria de subvención de la que nos enteramos, elaboramos un Proyecto adecuado a la convocatoria pero que no es Nuestro Proyecto. Al final, si nos conceden la subvención, terminamos haciendo una mezcla entre lo que venimos haciendo habitualmente y lo requerido por la subvención. Estas formas de funcionar suelen dar como resultado una pérdida de identidad como Asociación Juvenil que termina minando a la organización. De ella se irán desligando los/as socios/as y se quedará un pequeño equipo gestor que con una actividad similar a la de una empresa de servicios, llevará a cabo los proyectos que le encargan desde fuera. Por esta razón es fundamental tener claro Nuestro Proyecto al margen de las subvenciones que podamos solicitar, es decir, Nuestro Proyecto es previo a cualquier convocatoria. Otra cosa distinta es que, al presentarlo a una posible subvención, lo enfoquemos desde el aspecto más coincidente con la convocatoria.

Otro aspecto a tener en cuenta, es la coherencia entre Nuestro Proyecto y la convocatoria de subvención a la que pretendamos acudir.

Por otra parte, tal y como comentábamos antes, es fundamental seguir un proceso estructurado para que en todo momento sepamos en qué punto nos encontramos, qué debemos hacer en ese momento y qué herramientas utilizaremos para ello.

Otro de los errores habituales es el de pensar que la gestión de una subvención se limita a conseguirla y a justificarla, sin que exista un hilo conductor entre una y otra fase. Si el primer problema puede ser inventarse un proyecto adaptado a una subvención, el que nos podemos encontrar al final será el de inventarnos unos resultados adecuados a las previsiones, sin que guarden relación con la realidad. Es decir, en ese proceso estructurado, hemos de planificar cada uno de los pasos y, en concreto, el seguimiento y evaluación del proyecto, para tener previsto qué datos deberemos recoger y de qué manera lo haremos.

En el proceso de gestión de una subvención, podríamos distinguir los siguientes pasos:

  1. Elaborar un buen proyecto
  2. Buscar la subvención adecuada.
  3. Aprobar en Junta Directiva la presentación del proyecto a la convocatoria concreta.
  4. Rellenar los formularios de solicitud y adjuntar la documentación requerida.
  5. Presentar la solicitud de subvención.
  6. Recibir la notificación.
  7. Adaptar el proyecto a la financiación disponible.
  8. Ejecutar el proyecto y recoger datos de este.
  9. Hacer el seguimiento e informar de éste al organismo que nos subvenciona.
  10. Finalizar la ejecución del proyecto.
  11. Evaluar el proyecto.
  12. Presentar la justificación.

Tipos de subvenciones y organismos convocantes

Los organismos convocantes se pueden dividir según su dependencia de alguna de las cuatro administraciones públicas que tienen competencias en nuestro país, esto es, La Unión Europea, la Administración del Estado, las Comunidades Autónomas y los Ayuntamientos.

Sin embargo, existen unas características comunes, con independencia de qué organismo convoque la subvención.

Características comunes a todas las subvenciones :

  • Requieren Cofinanciación, pues casi nunca nos darán el 100% del coste del proyecto.
  • Se valora positivamente la implicación de otras entidades.
  • El ámbito de actuación, en la mayoría de los casos, debe estar adaptado al del organismo convocante, como entidad o como suma de entidades.
  • Tendremos que justificarlas al término del Proyecto.

En cuanto a las características específicas de cada organismo convocante, se podrían resumir de la siguiente manera:

A) Las Administraciones Locales a través de los Ayuntamientos, las Concejalías, Juntas de Distrito y Organismos Autónomos.

Los Ayuntamientos están organizados mediante Concejalías temáticas aunque, cuando el Ayuntamiento es grande, también puede estar dividido en Concejalías territoriales.

Así, un Ayuntamiento medio (200.000 habs.) tendrá una Concejalía de Hacienda, otra de Educación, otra de Urbanismo, etc. Estas Concejalías no son siempre las mismas y quedan determinadas por el equipo de gobierno y, en concreto, por el alcalde o alcaldesa del municipio.

Si tomamos como ejemplo de Ayuntamiento grande el de Madrid, la división es temática y territorial, de manera que existen las Concejalías antes mencionadas (Hacienda, Educación, Urbanismo, etc.) y, además, una por cada distrito de la capital, denominadas Juntas Municipales (J.M. de Retiro, J.M. de Vallecas, J.M. de Ciudad Lineal, etc.)

Además de estas Concejalías pueden existir organismos autónomos con competencias en diversas áreas. Así pues, nos encontramos con municipios que poseen un Patronato de Cultura o de Deportes, un Instituto Municipal de Formación, etc., que asumen las competencias municipales en esos temas.

Esto nos viene a indicar que es importante conocer el organigrama de nuestro Ayuntamiento, y a quién corresponde cada competencia, para poder acceder a los recursos que ofrecen. Además, las convocatorias municipales no salen publicadas en un boletín oficial, sino que hay que informarse contactando directamente con el organismo en cuestión o a través de revistas municipales, periódicos, bandos o tablones de anuncios, pues en ocasiones se dan a conocer por estos medios.

El ámbito territorial que suelen pedir en las convocatorias de subvención es el municipal, aunque cuando se trata de federaciones con delegación en el municipio o grandes organizaciones, pueden existir convocatorias específicas o conciertos especiales. Esto queda determinado en la normativa municipal correspondiente, como es el caso de las normas de participación Ciudadana del Ayuntamiento de Madrid. Si no existiese esta normativa será, seguramente, porque el municipio no es grande y, en ese caso, las convocatorias serán menos restrictivas en cuanto al ámbito de la Asociación Juvenil.

También puede ocurrir que para acceder a subvenciones municipales sea necesario inscribirse previamente en un censo o registro y cumplir una serie de requisitos.

Por todo ello, insistimos en la necesidad de conocer el organigrama del municipio donde vayamos a actuar, y las normas de participación ciudadana o similares, de manera que podamos valorar de forma precisa las opciones que tenemos para acceder a una determinada subvención.

Otra característica común a las subvenciones municipales es que se suelen convocar hacia la primavera, es decir, entre dos y cuatro meses después de comenzado el año, y se adjudican entre el quinto y séptimo mes, pese a que en ellas se solicita financiación para proyectos a desarrollar desde enero hasta diciembre.

Este problema viene determinado por la tardanza en aprobar los presupuestos municipales, ya sea por motivos políticos o porque dependen de transferencias del Estado o de la Comunidad Autónoma. En cualquier caso, esto nos impide planificar con la suficiente antelación nuestras fuentes de financiación y siempre comenzaremos el año sin estar seguros de cubrir el presupuesto con los ingresos del ejercicio.

Por otra parte, los Ayuntamientos, sobre todo los grandes, comienzan a cerrar el año en octubre o noviembre, por lo que solicitan que se justifiquen las subvenciones hacia finales de octubre. Esto significa que los gastos que tengamos entre la fecha de justificación y el final del año no quedarán cubiertos por este tipo de subvenciones municipales.

Por todo ello, deberemos concentrar la mayor parte de los gastos del Proyecto subvencionable en el período comprendido entre mayo-junio y octubre-noviembre, para no comenzar a gastar sin saber si dispondremos de recursos y no quedarnos con facturas que no podamos usar para la justificación.

Por si esto fuera poco, el retraso en el cobro efectivo de la subvención puede estar entre nueve y doce meses, salvo honrosas excepciones, ya que la dependencia de los municipios de transferencias del Estado y C.C.A.A. provoca grandes problemas de tesorería.

Por último, su grado de complejidad no siempre está en relación con la cantidad que se puede obtener.

Las convocatorias de las Administraciones Locales se caracterizan porque:
  • No salen publicadas en el B.O. de la Comunidad correspondiente, pero sí lo pueden hacer en periódicos de gran tirada, boletines municipales, etc.
  • Suelen pedir ámbito municipal, salvo en Ayuntamientos pequeños.
  • Están sujetas a las normativas de cada Municipio.
  • Se suelen convocar ya avanzado el año y hay que justificarlas antes de que éste termine.
  • Se suelen cobrar con un retraso medio-alto (entre 9 y 12 meses desde la adjudicación).
  • Su grado de complejidad no siempre esta en relación con la cantidad que nos conceden.

B) Las Administraciones Autonómicas a través de las Consejerías, Direcciones generales y Organismos Autónomos.

Las C.C.A.A. también están organizadas en Consejerías temáticas cuya concreción dependerá del equipo del gobierno autónomo. Así nos podemos encontrar Consejerías de Economía, Cultura, Servicios Sociales, Salud, etc. Esta división también dependerá de las competencias transferidas desde el Estado.

Dentro de las Consejerías encontraremos Direcciones Generales sobre temas más específicos, que serán los interlocutores válidos para las Asociaciones Juveniles.

Al igual que en el caso de los Ayuntamientos grandes, también nos podemos encontrar con estructuras territoriales, como es el caso de los Consejos Comarcales en Cataluña, con sus propias competencias y convocatorias de subvenciones.

Por último, también en las C.C.A.A. existen organismos autónomos, con presupuesto íntegramente de la Consejería con la que tenga relación, y con capacidad para gestionar sus competencias de forma independiente.

Un ejemplo serían las competencias sobre infancia en la Comunidad de Madrid. Hasta 1.996 dependían del Instituto Madrileño de Atención a la Infancia integrado en la Consejería de Servicios Sociales. A partir de esta fecha se creó un organismo autónomo, el Instituto Madrileño del Menor y la Familia (IMMF), para ocuparse de estas competencias, y comenzó a llevarse un gestión independiente.

De igual manera que tenemos que conocer el organigrama municipal, deberemos hacer con el de nuestra C.A. y con las normas específicas que rijan las convocatorias, pues también pueden existir registros propios de cada Consejería o Dirección General para poder acceder a las subvenciones.

Esto ocurre, por ejemplo, en la Dirección General de Juventud de la Consejería de Educación de la Comunidad de Madrid. Para acceder a las subvenciones que esta Dirección General convoca, es necesario que nuestra entidad lleve, al menos, un año inscrita en su censo.

En las convocatorias de las C.C.A.A. no existe un criterio general, pero se suele pedir ámbito autonómico para acceder a las subvenciones. Sin embargo plantean una diferencia importante con respecto a las municipales. Ésta consiste en que las convocatorias se publican en el Boletín Oficial de la Comunidad, facilitándonos enormemente la labor de búsqueda.

Las fechas de las convocatorias, adjudicaciones y justificaciones son similares a lo expuesto para las municipales, por lo que no abundaremos en ello. Sin embargo, las cantidades concedidas suelen ser mayores que en los Ayuntamientos, sobre todo si las competencias sobre la materia en cuestión ya han sido transferidas por el Estado.

Las convocatorias de las Administraciones Autonómicas se caracterizan porque:
  • Suelen pedir ámbito autonómico.
  • Se publican en el B.O. de la Comunidad.
  • Se cobran con retraso medio-alto.
  • Se suelen convocar ya avanzado el año y hay que justificarlas antes de que éste termine.
  • Cantidades, en general, mayores que las municipales.

C) La Administración Estatal a través de los Ministerios y Direcciones Generales.

La Administración del Estado está dividida en Ministerios y estos a su vez en Secretarías y Direcciones Generales. A menos que nuestra Asociación Juvenil sea muy grande, el nivel adecuado con el que relacionarnos a la hora de acceder a posibles subvenciones será el de las Direcciones Generales que, dentro de cada ministerio, se ocupan de áreas más específicas.

Por ejemplo, dentro del Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales, la parte ligada a Asuntos Sociales está dividida en las siguientes Direcciones Generales e Institutos que poseen un status similar, al margen de otros órganos consultivos :

* Dirección General de Acción Social, el Menor y la Familia.
* Instituto de la Juventud.
* Instituto de la Mujer.
* Instituto Nacional de Servicios Sociales.

La información concreta del organigrama de los distintos Ministerios se puede conseguir en el Ministerio de Administraciones Públicas a través de su Centro de Información Administrativa cuya dirección se da más adelante. Esta información resulta muy interesante a la hora de investigar sobre posibles subvenciones.

Las convocatorias de la Administración del Estado se publican en el Boletín Oficial del Estado, y suelen pedir ámbito nacional o implantación en 2 o 3 C.C.A.A.. También vienen caracterizadas por una mayor complejidad en la solicitud, seguimiento y evaluación con respecto a las administraciones municipales y autonómicas, pero la mayor cuantía de las subvenciones otorgadas suele compensar esta dificultad.

Por otra parte, los plazos de pago efectivo son muy variables, aunque no llegan a los retrasos de las dos administraciones anteriores.

Por último, suelen primar a las federaciones, coordinadoras o entidades grandes sobre medianas y pequeñas , sin capacidad o deseo de coordinarse con otras.

Las convocatorias de la Administración Estatal se caracterizan porque:
  • Suelen pedir ámbito nacional o implantación en 2 o 3 C.C.A.A.
  • Las convocatorias aparecen en el B.O.E.
  • Cantidades muy variables pero, en general, mayores que las anteriores.
  • Seguimiento más riguroso por parte de la Administración.

D) Los Organismos Europeos a través la Comisión Europea, las Direcciones Generales o los Estados miembros.

La Unión Europea posee una estructura compleja de órganos de decisión, ejecución y consultivos, de los que nos interesarán las Direcciones Generales como organismos más asequibles para las Asociaciones Juveniles.

Estas Direcciones Generales, que están numeradas del 1 al 24, abarcan áreas temáticas, y tienen capacidad para intervenir directamente en los llamados Programas Comunitarios, que más adelante se verán.

En concreto, las Direcciones Generales de la Unión Europea son las siguientes :

D.G. I Relaciones Económicas Exteriores
D.G. II Asuntos Económicos
D.G. III Industria
D.G. IV Competencia
D.G. V Empleo, Relaciones Laborales y Asuntos Sociales
D.G. VI Agricultura
D.G. VII Transporte
D.G. VIII Desarrollo
D.G. IX Personal y Administración
D.G. X Información, Comunicación, Cultura y Sector Audiovisual
D.G. XI Medio Ambiente, Seguridad Nuclear y Protección Civil
D.G. XII Ciencia e Investigación y Desarrollo (I+D)
D.G. XIII Telecomunicaciones, Mercado de la Información y Valoración de la Investigación.
D.G. XIV Pesca
D.G. XV Mercado Interior y Servicios Financieros
D.G. XVI Políticas Regionales
D.G. XVII Energía
D.G. XVIII Crédito e inversiones
D.G. XIX Presupuesto
D.G. XX Control Financiero
D.G. XXI Unión Aduanera e Impuestos Indirectos
D.G. XXII Educación, Formación y Juventud
D.G. XXIII Política de la Empresa, Comercio, Turismo y Economía Social
D.G. XXIV Política de los Consumidores

En cuanto a las convocatorias europeas podemos decir que su principal característica es la dispersión de la información y la dificultad para acceder a ella. Este problema viene determinado porque las Direcciones Generales pueden contratar la gestión y difusión de las convocatorias a consultoras privadas. Estas consultoras utilizan como canales de distribución de la información sus contactos particulares y algunos organismos públicos de los países miembros, de los que no siembre sale la información.

Sin embargo, desde mediados de 1.997, la información existente en Internet es muy abundante y cada vez está mejor organizada.

Las convocatorias pueden ser de tres tipos :

D1) Fondos Estructurales: Los articulan los Estados y pueden ser FEDER (Fondo Europeo de Desarrollo Regional), FSE (Fondo Social Europeo), FEOGA (Fondo Europeo de Orientación y Garantía Agrícola) o Fondos e Instrumentos creados para el período 94-99 (sólo para España, Grecia, Portugal e Irlanda).

D2) Iniciativas Comunitarias: Dependen de los Fondos Estructurales, pero se gestionan de forma más ágil y más de abajo a arriba.

D3) Programas Comunitarios: Las articulan las Direcciones Generales a través de agencias intermedias ya sean públicas o privadas. Las cuantías son menores que en los casos anteriores, pero son más accesibles para las Asociaciones Juveniles.

Dado que estos últimos (Programas Comunitarios) son los más accesibles para pequeñas y medianas Asociaciones, desarrollaremos con mayor detalle sus características.

Los Programas Comunitarios tiene seis líneas de actuación:

1 Calidad de vida.
2 Programas de Investigación, Desarrollo Tecnológico y Demostración.
3 Desarrollo Económico.
4 Política Social y Recursos Humanos.
5 Cultura
6 Cooperación al Desarrollo

Dentro de cada una de estas líneas hay acciones concretas que las desarrollan, pero en todas interviene una serie de criterios de selección que habrá que respetar si queremos tener éxito en nuestra solicitud.

Los criterios utilizados en la selección de proyectos subvencionables a través de los Programas Comunitarios son los siguientes :

Transnacionalidad
Innovación.
Enfoque de abajo a arriba.
Efecto multiplicador.
Integralidad. Trabajo - Vivienda - Salud - Educación.
Participación.
Seguimiento.
Visibilidad y difusión.

  • Transnacionalidad : Se requiere la participación de, al menos tres socios de diferentes países miembros de la U.E.. En algunas convocatorias tiene que participar expresamente uno de los siguientes países : España, Portugal, Grecia o Irlanda, dentro de los socios. Aunque en la mayoría no es obligatorio, se ve con buenos ojos el que sea así.
  • Innovación : Los proyectos piloto en cuanto a contenidos, métodos o medidas, son muy valorados dentro de los Programas Comunitarios, hasta el punto de poderse ampliar el porcentaje de financiación aportado por la U.E.
  • Enfoque de abajo a arriba : Los proyectos deben contemplar, de forma explícita y precisa, la aportación de quienes van a desarrollar el trabajo directo.
  • Efecto multiplicador : Otro aspecto importante a tener en cuenta en nuestro proyecto es su capacidad de iniciar una cadena de acciones que multipliquen su efecto en su entorno directo o en otros entornos.
  • Integralidad : Trabajo - Vivienda - Salud - Educación. Nuestro proyecto debe contemplar de forma global el ámbito y las circunstancias de la población con la que se pretende trabajar, para que las medidas diseñadas no fracasen por no haber tenido en cuenta la existencia de otros problemas más perentorios o de solución paralela a los enfrentados en nuestro Proyecto.
  • Participación : En la medida en que seamos capaces de implicar a un gran número de agentes sociales en el desarrollo del proyecto, demostraremos una mayor capacidad de gestión y coordinación, por lo que nuestro proyecto será más creíble y sólido.
  • Seguimiento : Este aspecto resulta fundamental si queremos recibir algún tipo de subvención. El sistema de seguimiento y evaluación debe estar previsto desde el principio, valorándose positivamente que, al margen de la evaluación interna, contemos con otra entidad u organismo que valore de forma independiente los resultados de nuestro proyecto.
  • Visibilidad y difusión : Por último, la participación de la Unión Europea debe quedar patente en todo el proyecto, tanto por la utilización de su logotipo, como por la difusión a través del proyecto de la idea de Europa.

Búsqueda de la información

Las convocatorias Municipales, no aparecerán en los B.O. de las C.C.A.A., por lo que tendremos que enterarnos en los distintos Departamentos, Áreas, Juntas de Distrito o Concejalías de nuestro Municipio, o a través de los periódicos, boletines municipales o bandos donde a veces se publican.

En cuanto a las convocatorias de la Administración Central y de las C.C.A.A. vienen recogidas en los B.O. y la información se centraliza y clasifica por parte del M.A.P. (Ministerio de Administraciones Públicas) a través del IGSAP Centro de Información Administrativa.

Este organismo edita todos los meses un boletín recogiendo un extracto de las convocatorias de subvenciones estatales y autonómicas aparecidas en el período y un anexo con convocatorias anteriores aún vigentes, y se manda a las entidades que así lo solicitan. Para ello es necesario escribir una carta pidiendo que nos envíen el boletín mensual de "Premios, Becas, Ayudas y Subvenciones" dirigida a la siguiente dirección:

Ministerio de Administraciones Públicas.
IGSAP Centro de Información Administrativa
C/ María de Molina, 50
28006 Madrid


aunque dada la demanda que tienen de estos boletines, puede que nos remitan a la entidad u organismo que ya lo esté recibiendo y que se encuentre cerca de nuestro domicilio.

En este Centro también nos informarán sobre los organigramas de las distintas administraciones, tal y como ya comentamos en el punto anterior.

También se puede obtener esta información por teléfono en el (91) 586 15 20, a través de Internet en la siguiente dirección: http://www.map.es

o mediante Videotex nivel 031 *215 041 610#.

El teléfono de información general es el (91) 586 14 00.

Como hemos dicho, el IGSAP Centro de Información Administrativa publica un extracto donde figura el B.O. donde aparece la convocatoria, el organismo convocante, los posibles solicitantes y los plazos de solicitud. Para consultar los B.O. de las C.C.A.A. podemos obtener información en el tlf. anterior. En cuanto al B.O.E., la forma de contactar es la siguiente:

B.O.E.
Avd. Manoteras, 54
28050 Madrid
Tlf. (91) 384 16 24


Dirección de Internet: http://www.boe.es

Sin embargo, si no estamos suscritos al B.O.E. vía Internet, sólo podremos acceder a la consulta de índices. Por último, la información sobre convocatorias europeas, relativas a los Programas Comunitarios cuyos solicitantes pueden ser Asociación Juvenil, la podemos encontrar en Internet (adjuntamos una lista de direcciones que, sin ser exhaustiva, puede resultar de gran utilidad a la hora de acceder a subvenciones, sobre todo europeas).

Dirección Internet Descripción
http://www.guiafc.com/ Guía de financiación comunitaria de la Universidad de Valencia. Acceso a todo tipo de Ayudas, seleccionadas por temas.
http://europa.eu.int/comm/sg/aides/es/cover.htm Ayudas y préstamos de la Unión Europea. Introducción general
http://www.map.es Centro de información Administrativa del Ministerio de Administraciones públicas. Información sobre convocatorias Estatales y Autonómicas
http://www.boe.es Boletín Oficial del Estado. Sólo se pueden consultar índices, de forma gratuita. Abonándose se puede acceder al contenido del B.O.E.

Nota: En algún caso puede haber variado la dirección.

De todas ellas, para un primer contacto, recomendamos la segunda (http://www.guiafc.com) por contener una información muy precisa, actualizada y bien seleccionada de las posibles subvenciones a las que podemos acudir y contener vínculos de acceso para ampliar la información.

Formularios

Generalmente, la presentación de una subvención irá acompañada de unos impresos de solicitud cuyo formato y grado de complejidad es muy variable.

De esta manera tenemos impresos de convocatorias locales o autonómicas donde prácticamente no tendremos que rellenar más que nuestro nombre, el del proyecto y la cuantía solicitada. Frente a éstos, existen otros mucho más complejos donde se recoge una información pormenorizada de nuestra entidad y nuestro proyecto.

Así mismo, el formato puede ser en papel sencillo, autocopiativo o en disquete para ordenador, lo cual nos facilitará sensiblemente nuestra labor, siempre que el programa esté bien diseñado.

En la medida que estos impresos sean complejos de rellenar, deberemos poner mayor cuidado en evitar las posibles incoherencias o contradicciones en que podamos caer.

Resulta frecuente que en los impresos más complejos se nos pregunte por algún aspecto concreto que no habíamos tenido en cuenta. Al decidir sobre la marcha qué es lo que vamos a poner, para poder pasar a la siguiente casilla, es fácil caer en esas incoherencias. Para evitarlo, las dejaremos en blanco en un primer momento para estudiar la relación con nuestro proyecto con más calma y poder ofrecer datos coherentes.

Por último, junto al formulario de solicitud y el Proyecto, habrá que adjuntar una documentación adicional que vendrá especificada en la convocatoria.

Normalmente esta documentación será relativa a los aspectos legales de nuestra organización y, si tenemos bien ordenado nuestro archivo, nos resultará sencillo aportarla.

Sin embargo, hay dos documentos que se suelen pedir y que se tarda en obtenerlos entre una semana y quince días. Estos son los certificados de estar al corriente de pagos con la Seguridad Social y con Hacienda. Por este motivo, debemos solicitarlos desde el primer momento para que su obtención no nos quede fuera del plazo de presentación.

Los plazos de presentación suelen estar en torno a un mes desde el día siguiente a su publicación en el B.O. correspondiente, pasando al siguiente día laborable el último día de plazo, en caso de que éste caiga en fiesta.

Si nos faltara algo de la documentación requerida, en lo referido a convocatorias locales, autonómicas o estatales, en el momento de la presentación, tenemos 10 días para adjuntarla al expediente, siempre que hayamos pasado por registro la solicitud dentro del plazo establecido.

Cuando las convocatorias permiten la presentación por correo, la fecha de entrada será la del matasellos o la del resguardo del acuse de recibo si elegimos esta posibilidad que, lógicamente, es la más adecuada.

Por último, es conveniente aportar una lista de todos los documentos presentados y que nos sellen una copia de esta lista para evitar problemas futuros.

El proyecto

Como ya hemos comentado, el proyecto debe ser el punto de partida para buscar cualquier tipo de financiación y, por supuesto, cualquier subvención. Si no partimos de un proyecto nuestro, nos influirán tanto las condiciones de la posible financiación encontrada, que terminaremos haciendo el proyecto de la administración. Esto no quiere decir que no podamos dar a nuestro proyecto el enfoque particular que nos pidan en una convocatoria, pero siempre partiendo de Nuestro Proyecto. Además de contar con un Proyecto de calidad, debemos cuidar su redacción y presentación, de manera que sea clara y sencilla de asimilar.

Nuestro Proyecto formará parte de un montón de expedientes que competirán por obtener la subvención solicitada. En la medida que sea claro, sintético y manejable tendremos más posibilidades de que sea aprobado.

Normalmente se presentan una gran cantidad de solicitudes de subvención a cada convocatoria, de manera que los/as técnicos/as de la administración se deben enfrentar a una gran cantidad de trabajo para poderlos seleccionar en muy pocos días.

Estos primeros proyectos, si son buenos, cumplen con los requisitos de la convocatoria y están bien presentados, son los que más posibilidades tienen de ser informados favorablemente ante la comisión que decide el reparto final, por lo que deberemos intentar presentarlos en el menor espacio de tiempo posible.

También es conveniente realizar un trabajo previo de darnos a conocer como organización ante el organismo correspondiente. No se trata de hacer una labor de "peloteo", sino de presentarnos para que puedan tener una primera imagen positiva de nuestro trabajo y nuestra entidad. Así mismo, de este encuentro podremos obtener información muy útil para enfocar nuestro proyecto de la manera más adecuada.

Formato y contenidos del Proyecto

Partiendo de estas premisas, salvo que en la convocatoria se especifique otra manera, el proyecto lo presentaremos en tres documentos.

Documentos del Proyecto:

Primer documento : Datos más relevantes expuestos de forma muy gráfica.

Segundo documento : Desarrollo en profundidad del Proyecto, sin perdernos en retóricas.

Tercer documento : Anexos que avalen lo expuesto en el Segundo documento.

El Primer documento será una síntesis del Proyecto, donde se expondrán los datos más relevantes de éste (quiénes somos, cuál es nuestro proyecto, a quién va dirigido, dónde lo vamos a realizar, qué objetivos nos planteamos, cómo lo vamos a desarrollar y evaluar, cuándo lo vamos a poner en marcha y con qué recursos vamos a contar).

Todos estos datos será conveniente exponerlos a través de cuadros, cronogramas, listas, etc., de manera que sea muy sencillo de entender con un simple vistazo y transmita la visión global de nuestro Proyecto.

Deberemos huir de extendernos en la redacción e ir hacia frases cortas y esquemas con datos concretos. Cada punto irá en una hoja y no habrá más que un punto por hoja.

Este Primer documento será desarrollado y completado en el Segundo documento, donde entraremos más profundamente en la fundamentación y metodología de nuestro Proyecto. En ningún caso esto significa llenar folios y folios de retórica vacía, sino explicar nuestro Proyecto basándonos en datos concretos. Es recomendable seguir el mismo esquema que en el Primer documento para facilitar la búsqueda de la información que se precise.

Para la elaboración del Primer y Segundo documento comenzaremos por elaborar el índice de nuestro Proyecto. De forma general podríamos utilizar el siguiente :

Presentación
Fundamentación
Destinatarios / Ámbito Territorial
Objetivos
Actividades
Evaluación
Calendario
Recursos Materiales
Recursos Humanos
Presupuesto

En el Primer documento podremos juntar dos de estos capítulos en uno sólo. Por ejemplo, Recursos Humanos y Recursos Materiales, Actividades y Calendario o los Objetivos y los destinatarios, de manera que nos resulte un documento de no más de 6 o 7 páginas. Así conseguiremos no extendernos demasiado en el Primer documento y resultará sencillo ampliar la información en el Segundo documento.

El criterio seguido para la elaboración del índice propuesto ha sido el de poder basar cada capítulo en los anteriores. Así pues, partiremos de la descripción de dos realidades, la nuestra (presentación) y la de la realidad sobre la que vamos a actuar (Fundamentación).

Una vez descritas esas realidades, acotaremos el ámbito y los destinatarios de nuestra actuación, para, seguidamente, pasar a definir los objetivos.

La definición de objetivos suele ser una tarea compleja donde, a menudo, se mezclan deseos abstractos con posibles resultados muy concretos. Como referencia nos puede servir la definición de tres tipos de objetivos, según sea su plazo de consecución, esto es,:

Objetivos generales: Son aquellos que trascienden al proyecto, es decir, que una vez terminado el proyecto no seremos capaces de evaluarlos al cien por cien, porque su consecución no se agota con el proyecto. Sirven para encuadrar al resto de objetivos.

Objetivos específicos: Son aquellos que coinciden con el proyecto y, por tanto, se podrá evaluar al finalizar éste. Se derivan de los anteriores y sirven de base para los siguientes.

Objetivos operativos: Son aquellos que podrán ser evaluados al término de cada fase del proyecto y están directamente relacionados con las actividades propuestas en él.

Así pues, de estos objetivos operativos, se derivarán una serie de actividades recogidas en el proyecto y para cada una de ellas, así como para el proyecto en su conjunto, deberemos plantear un sistema de evaluación.

Una vez que ya hemos concretado lo que realmente queremos hacer (Actividades y Evaluación), pasaremos a distribuirlo en el tiempo mediante su temporalización o calendarización.

Pues bien, siguiendo con el mismo criterio, ya nos encontraremos en situación de determinar los recursos, tanto materiales como humanos, necesarios para la ejecución del proyecto.

Por último, la valoración económica de esos recursos nos permitirá elaborar un presupuesto coherente con todo el proyecto.

Lógicamente, este índice es una propuesta concreta entre muchas otras posibilidades, donde lo importante es que el orden y la enunciación de los capítulos sean claros, lógicos y coherentes con todo el Proyecto. De esta manera facilitaremos la lectura y comprensión del mismo.

Una vez determinado el índice, comenzaremos a desarrollar el Segundo documento, subdividiendo cada capítulo como creamos conveniente. Tras este paso, anotaremos en cada capítulo o subdivisión, las dos o tres ideas principales que deseamos transmitir. Intentar formular más de dos o tres ideas principales por apartado hará que nuestro Proyecto resulte complicado de entender. Hecho esto sólo nos quedará redactar cada apartado de forma clara, ayudándonos de cuadros, esquemas, tablas, planigramas, etc., de manera que resulte fácil de asimilar el contenido. Así mismo, haremos referencia a los anexos que vayamos a incluir en el Tercer Documento.

Finalizada la redacción del Segundo Documento, extraeremos las ideas y datos más importantes y, con ellas elaboraremos el Primer documento.

Por último, el Tercer documento recogerá los anexos necesarios para explicar de manera pormenorizada cualquier aspecto del Proyecto.

Pongamos tres ejemplos:

1) Si en la fundamentación hemos hecho referencia a datos extraídos de un estudio entre cuyas conclusiones se plantea la necesidad de desarrollar un proyecto como el nuestro, adjuntaremos este estudio como anexo.

2) Si para la elaboración del presupuesto hemos utilizado facturas proforma o tablas de cálculo para el coste de personal, también las incluiremos como anexo.

3) Así mismo, si en el proyecto hacemos referencia a nuestra experiencia en trabajos similares, podremos adjuntar como anexos los folletos, carteles, documentos, etc. que así lo avalen.

Todos estos anexos irán numerados por orden de aparición en el Segundo documento del Proyecto.

El índice del Primer y Segundo documento será similar, aunque podemos agrupar en el Primero capítulos que estarán separados en el Segundo.

En el Tercer documento, los anexos se ordenarán siguiendo el orden de aparición en el Segundo documento.

Dos aspectos especialmente relevantes, además del presupuesto al que dedicaremos una atención especial, serán los objetivos (específicos y operativos) y la evaluación.

Estos objetivos deben redactarse de manera concreta y evaluable, al margen de que los enmarquemos dentro de unos fines u objetivos generales globales. Debemos huir de los clásicos comienzos como Favorecer..., Potenciar..., Animar..., Promover..., etc., pues estos son fines de actuaciones más globales. Nuestro Proyecto se enclava en un período de tiempo concreto, generalmente inferior o igual a un año, y , por tanto, debemos plantear objetivos evaluables en ese período.

Siempre que nos sea posible, concretaremos de forma numérica los resultados esperados y, cuando no lo sea, plantearemos el objetivo en términos medibles.

Los objetivos cuantificables no presentarán problemas a la hora de ser evaluados. Pese a ello en el capítulo referido a la evaluación mencionaremos algunas herramientas para medirlos.

En cuanto a los no cuantificables tendremos que diseñar técnicas a base de fichas, entrevistas, reuniones, cuestionarios, etc., que nos permitan valorar su grado de consecución.

Todos estos criterios son generales y el que sean aplicados en mayor o menor medida en una convocatoria concreta dependerá de la madurez del equipo del organismo que la convoque. Es decir, en algún caso, el aumento de nuestras posibilidades no será directamente proporcional al grado en que apliquemos estos criterios, aunque sí en la mayor parte de ellos.

Por último con respecto a la evaluación, sólo insistir en que los proyectos que no prevén el modo de ser evaluados no ofrecen ninguna fiabilidad.

Los Objetivos específicos y Operativos deben redactarse de manera concreta y evaluable en el Proyecto.

Un punto fundamental que deberá quedar determinado en el Proyecto, es el proceso de seguimiento y evaluación, pues de otra manera no ofreceremos ninguna fiabilidad.

El presupuesto

A la hora de presentar el Proyecto deberemos incluir un capítulo relativo a la valoración económica de los recursos que consideramos necesarios para su realización, así como las fuentes de financiación previstas.

Es decir, el Presupuesto será una valoración, en términos monetarios, de los recursos que pensamos utilizar en el Proyecto, y que habrán quedado especificados en los capítulos de Recursos Humanos y Recursos Materiales.

Por otra parte, aunque no lo incluyamos en el Proyecto a presentar a la administración, resulta muy conveniente hacer un Presupuesto de Tesorería que nos dé idea de la liquidez que necesitaremos en cada momento.

Esta conveniencia se ve reforzada por el hecho de que las subvenciones se cobran con bastante retraso, en la mayor parte de los casos.

Así pues, en este apartado veremos como realizar ambos.

Para realizar el Presupuesto de nuestro Proyecto debemos tener en cuenta que debe ser un reflejo económico fiel de la actividad que vamos a realizar. Por ello, no debemos omitir gastos o ingresos aunque estos se vayan a realizar en especie.

Pongamos un ejemplo:

1) Para la realización de nuestro proyecto hemos previsto la necesidad de un local de 100 m2 y este local nos lo cede otra organización gratuitamente. A la hora de realizar el presupuesto lo incluiremos como gasto y como ingreso a precio de mercado. De otra forma no quedaría reflejada económicamente la necesidad del local, ni la aportación de la organización que nos lo cede.

Este principio de valoración económica de todos los recursos necesarios, tendrá una clara excepción en la valoración de la aportación del personal voluntario al proyecto. El sentido de esta exclusión está basado en el hecho de que, precisamente la existencia de voluntariado es lo que define a una Asociación.

El presupuesto lo ordenaremos en base a unos criterios cuya principal característica será el que deben establecer categorías excluyentes entre sí, de manera que sea coherente con el resto del proyecto.

Para explicarlo de una forma más clara, partiremos de los criterios más utilizados a la hora de ordenar un presupuesto.

El primer criterio para ordenar un presupuesto vendrá determinado por la separación entre gastos e ingresos. Este criterio es excluyente porque lo que es un gasto no es un ingreso y viceversa.

A la hora de elegir el segundo criterio tenemos varias posibilidades. Si nuestra organización es de un ámbito territorial grande podrá ser éste, el criterio territorial, el elegido como segundo, estableciendo como categorías las distintas C.C.A.A. o Municipios en los que vayamos a realizar nuestras actividades. En caso de que existan gastos y/o ingresos en los que resulte difícil determinar a qué territorio corresponden, estableceremos una categoría "General" que recoja los gastos e ingresos no atribuibles de forma clara a ninguna de las categorías territoriales.

Si, por el contrario, nuestra Asociación es de ámbito reducido, o si en nuestro proyecto el territorio donde se desarrollen las actividades no tiene una importancia específica, como segundo criterio utilizaremos el de Actividad. Esto significa que estableceremos una serie de Partidas o Grupos presupuestarios directamente relacionados con las actividades descritas en el proyecto.

Pues bien, establecidas esas premisas, el Presupuesto lo comenzaremos estableciendo las distintas Partidas o Grupos presupuestarios de gastos que deberán coincidir con las acciones planteadas en el Proyecto. De esta manera el Proyecto en su conjunto será más coherente y fácil de comprender.

Por ejemplo, si hemos elaborado un proyecto de Asociación Juvenil en el que se incluyen actividades de Talleres, Apoyo escolar, Excursiones, Campamento de verano y Formación de voluntarios, a cada una de estas actividades les corresponderá un Grupo Presupuestario diferente y, en un primer desglose, la ordenación del Presupuesto quedaría de la siguiente manera :

Presupuesto de la Asociación Juvenil Año X

Gastos Importe
Talleres
Apoyo escolar
Excursiones
Campamentos de Verano
Formación de voluntarios/as
Total

Además de estos grupos se pueden crear otros auxiliares, como es el de Gestión o Generales y el de Inversiones, e intentaremos no establecer ninguno bajo el nombre de Varios o Gastos Diversos que siempre provocan un efecto negativo. Para curarnos en salud y tener previstos posibles gastos extras, siempre es mejor incrementar cada partida en un porcentaje (5-10%) y así evitar la necesidad de esos grupos indefinidos.

Así pues, en este primer nivel de desglose del Presupuesto, los gastos quedarán agrupados en función del objetivo o la acción que van a cubrir, al igual que los ingresos.

A continuación desarrollaremos la parte relativa a los ingresos, utilizando exactamente los mismos criterios que en el presupuesto de gastos, aunque las categorías de ingresos por naturaleza cambiarán de denominación.

Ingresos Importe
Talleres
Apoyo escolar
Excursiones
Campamentos de Verano
Formación de voluntarios/as
Total

Dentro de estas Partidas o Grupos presupuestarios desglosaremos los gastos y los ingresos por su naturaleza, y vendrán a coincidir con las cuentas de mayor de nuestro programa de contabilidad, que más adelante trataremos.

Es decir, agruparemos los gastos e ingresos relativos a un mismo tipo de bien o servicio dentro de cada Grupo Presupuestario. Estos tipos pueden ser, por ejemplo, Materiales, Transportes, Alimentación, Alquileres, Seguros, Publicidad, Suministros, Personal, etc., para los gastos y Cuotas, Subvenciones, Donaciones, Ventas, Servicios, etc., para los ingresos, de manera que el segundo nivel de desglose quedaría así:

Presupuesto de la Asociación Juvenil Año X

Gastos Importe Ingresos Importe
Talleres Talleres
Materiales Cuotas
Transportes Subvenciones
Seguros Donaciones
Publicidad    
Apoyo Escolar Apoyo Escolar
Materiales Cuotas
Alquileres Subvenciones
Personal    
Excursiones Excursiones
Materiales Cuotas
Transporte Subvenciones
Alimentación Rifa
Seguros    
Publicidad    
Campamentos de Verano Campamentos de Verano
Materiales Cuotas
Transporte Subvenciones
Alimentación €€ Rifa
Alquileres Lotería
Seguros    
Publicidad    
Personal    
Formación de voluntarios/as Formación de voluntarios/as
Materiales Matrícula
Alquileres    
Publicidad    
Personal    
General General
Materiales Subvenciones
Transportes Ventas
Alquileres Donaciones
Publicidad Intereses
Suministros    
Personal    
Total Total

El dividir los ingresos en las mismas categorías, según el criterio de actividad, que los gastos, tiene el sentido de ligar los ingresos específicos de una actividad concreta con los gastos específicos de esa actividad, de manera que si varían las condiciones de esa actividad y se ven afectados los gastos, al tener los ingresos específicos justo a su lado, nos resultará sencillo determinar de que manera afectarán esas variaciones a los ingresos.

Pongamos un ejemplo:

Tenemos presupuestado un campamento para 100 chavales con los siguientes gastos e ingresos ordenados según el criterio de naturaleza:

Gastos Importe Ingresos Importe
Campamentos de Verano Campamentos de Verano
Materiales 0,60 € Cuotas 1,80 €
Transporte 1 € Subvenciones 0,60 €
Alimentación 1,20 € Rifa 0,30 €
Alquileres 0 € Lotería 0,30€
Seguros 0,30 €    
Publicidad 0,30 €    
Personal 0 €    
Total 3,4 € Total 3 €
Déficit 0,40 €
   

Si se redujera el número de chavales de 100 a 50, los gastos y los ingresospodrían verse afectatados de la siguiente manera:

Gastos Importe Ingresos Importe
Campamentos de Verano Ptas Campamentos de Verano Ptas
Materiales 0,42 € Cuotas 0,90 €
Transporte 0,48 € Subvenciones 0,60 €
Alimentación 0,60 € Rifa 0,30 €
Alquileres 0 Lotería 0,30 €
Seguros 0,15 €    
Publicidad 0,30 €    
Personal 0    
Total 1,95 €
Total 2,10 €
Superávit 0,15 €
   

Transformándose el déficit en superávit

En cuanto a la determinación de las cantidades a presupuestar, huiremos del "Yo creo que esto nos puede salir por unos X €." o del "Me parece que esto le costó a un amigo X €. aproximadamente". Su determinación deberá estar basada en:

  • La información económica de años anteriores recogida en nuestra contabilidad.
  • Facturas proforma o presupuestos solicitados a las empresas del bien o servicios que queramos valorar.
  • Tablas auxiliares para el cálculo de los costes de personal, gastos financieros, reparto de gastos generales, etc.

Tanto las facturas proforma, presupuestos de terceros y tablas podremos adjuntarlas como anexos, pues darán solidez al Presupuesto.

En cuanto a los ingresos, deberemos tener en cuenta que nunca nos financiarán con una subvención el 100% de nuestro proyecto, por lo que tendremos que buscar y reflejar fuentes de financiación complementarias.

Además, cuanto mayor sea el respaldo obtenido de otras organizaciones y mayor el número de entidades que colaboran con nosotros, mayor será la posibilidad de que nuestro proyecto convenza. En este sentido, si contamos con algún documento que avale la colaboración de otras organizaciones u organismos, convendrá que lo aportemos como anexo.

El Presupuesto resumido (sólo un nivel de desglose) quedará incluido en el Primer documento del Proyecto y de forma extendida (dos niveles de desglose: por Actividades y, dentro de éstas por Naturaleza) en elSegundo documento del Proyecto. Así mismo es aconsejable facilitar su comprensión mediante gráficos.

La herramienta más útil para la elaboración de presupuestos es una hoja de cálculo de cualquiera de los programas informáticos que hay en el mercado. Esta herramienta nos permitirá obtener información de costes unitarios y comparar los presupuestos con los datos contables a fin de poder realizar balances.

El Presupuesto del Proyecto será una valoración económica de todos los recursos necesarios para su desarrollo, a excepción del voluntariado, y estará ordenado normalmente en base a dos criterios:

El primero según las actividades en que hayamos dividido el proyecto.

El segundo en función de la naturaleza del gasto.

Para su elaboración utilizaremos una hoja de cálculo y nos basaremos en la información aportada por :

  • La contabilidad del año anterior.
  • Presupuestos, también llamados facturas proforma, de proveedores.
  • Tablas auxiliares para el cálculo de costes tales como los de personal.
  • Compromisos de apoyo económico de organismos, entidades o particulares.

Por último, el Presupuesto de Tesorería no será más que repartir los movimientos económicos en el tiempo, reflejándolos en el momento en que se realiza el cobro o el pago.

De la diferencia entre cobros y pagos, más el saldo de tesorería del mes anterior, obtendremos el saldo previsto de cada mes. Mientras sea positivo no habrá problema, pero cuando nos salga negativo deberemos remediarlo mediante créditos, préstamos, retraso de pagos o alguna otra medida para aumentar nuestra liquidez. Una posible salida es avalar una línea de crédito con la subvención concedida, pero es un proceso muy lento y engorroso que requiere unos trámites burocráticos muy largos y que no siempre tienen éxito. En este sentido, determinados organismos de la administración poseen convenios especiales con Bancos o Cajas para facilitar el proceso.

Al igual que en el Presupuesto del Proyecto, utilizaremos la hoja de cálculo como herramienta básica para presupuestar la tesorería.

Siguiendo con el ejemplo anteriormente planteado, la ordenación del Presupuesto de Tesorería podría ser la siguiente:

Presupuesto de Tesorería de la Asociación Juvenil Año X

Meses 1/X 2/x 3/x 4/x 5/x 6/x 7/x 8/x 9/x 10/x 11/x 12/x x+1
Saldo inicial de cada mes                          
Pagos                          
                           
Pagos pendientes del año anterior                          
Materiales                          
Transportes                          
Alimentación                          
Alquileres                          
Seguros                          
Publicidad                          
Suministros                          
Personal                          
Pagos pendientes año siguiente                          
Suma de Pagos                          
                           
Cobros                          
Cobros pendientes del año anterior                          
Subvenciones                          
Cuotas                          
Rifas                          
Otros                          
Cobros pendientes año siguiente                          
Suma cobros                          
                           
(Saldo inicial) + (Suma cobros) - (Suma pagos) = (Saldo fin de mes)                          

Más de una Asociación Juvenil ha tenido que suspender proyectos o incluso ha desaparecido por falta de liquidez pese a que sus resultados económicos no eran malos.

En definitiva, los Presupuestos de Tesorería resultan imprescindibles para la gestión de subvenciones debido al retraso con que éstas se suelen cobrar.

Para su elaboración nos serviremos de una hoja de cálculo donde reflejaremos las previsiones de pagos y cobros

Seguimiento del proyecto

Existe una metodología que debe subyacer en todas las actuaciones y procesos que se dan en una Asociación Juvenil. Esta metodología consiste en Planificar, Actuar, Recoger datos y Evaluar para volver a Planificar, etc., siendo este un proceso continuo.

Pues bien, dada la complejidad del seguimiento y evaluación de un Proyecto, deberemos identificar también estas fases en él, de forma clara y precisa.

Uno de los capítulos del índice del Proyecto ya nos daba pistas sobre este aspecto, ya que se refería a la evaluación, es decir, a la planificación de la evaluación.

Así pues, desde el comienzo habremos de fijar una serie de cuestiones con respecto al seguimiento y evaluación, para que ésta nos sirva a la hora de justificar el Proyecto y tomar nuevas decisiones.

En la planificación del seguimiento y evaluación estableceremos las siguientes cuestiones :

  • Qué evaluaremos.
  • Cuándo lo evaluaremos.
  • Quiénes lo evaluarán.
  • Cómo lo evaluaremos.

Para responder al Qué evaluaremos partiremos de tres conceptos, la adecuación, la eficacia y la eficiencia. La adecuación de un proyecto nos hará referencia al grado de idoneidad de éste con respecto a la población o el ámbito sobre el que se quiere actuar. La eficacia hace referencia al grado de consecución de los objetivos. La eficiencia, por último, nos indica la relación entre los resultados obtenidos y los recursos empleados.

Pongamos un ejemplo. Supongamos que partimos de un proyecto de formación para el empleo en un barrio con alto índice de paro y baja cualificación profesional de sus habitantes. Al finalizar la actuación se consiguen cumplir todos sus objetivos con un mínimo de recurso y valorándose muy positivamente en su ámbito de aplicación por parte de la población destinataria.

Como se ve, este proyecto tendrá un alto grado de adecuación, de eficacia y de eficiencia. Sin embargo, si ese mismo proyecto lo ponemos en práctica en otro barrio con bajo índice de paro y cualificación profesional alta de su población, seguirá siendo eficaz y eficiente, pero no habrá sido adecuado, pues no responderá a las necesidades del nuevo ámbito de aplicación.

Si en un tercer momento se aplica en el primer barrio descrito, pero no se alcanza más que el 10% de los objetivos planteados, aunque los recursos empleados también sean el 10% con respecto al ejemplo de partida, nos encontraremos ante una actuación adecuada y eficiente, pues responde a las necesidades del barrio y los objetivos alcanzados se han logrado con un mínimo de recursos, pero no habrá sido eficaz, pues los objetivos alcanzados serán escasos.

Por último, si lo desarrollamos en el barrio de partida, alcanzando el 100% de los objetivos planteados, pero empleamos el doble de los recursos necesarios para ello, nos encontraremos ante una actuación adecuada, eficaz pero no eficiente.

Partiendo de estos tres conceptos (adecuación, eficacia y eficiencia), resulta evidente que tendremos que evaluar la idoneidad del proyecto, la consecución de los objetivos y los recursos empleados, tanto humanos, materiales y económicos, como el factor tiempo.

El Cuándo realizaremos el seguimiento y evaluación, también quedará establecido en el Proyecto. Para ello fijaremos unos hitos en el tiempo cuya frecuencia vendrá determinada por la complejidad del Proyecto, por la cantidad de personas que lo desarrollan y por el grado de precisión deseado en la consecución de los objetivos. Cuanto mayor sea su complejidad, mayor sea el número de personas que intervengan y mayor sea el grado de precisión deseado, mayor deberá ser la frecuencia de estos hitos.

Como criterio general, para un Proyecto que dure un año, serán entre mensuales y trimestrales, y en ellos analizaremos la información recogida en las actuaciones realizadas. Una vez analizada esta información y vistos los posibles desvíos acontecidos con respecto al Proyecto, podremos adoptar las medidas necesarias para corregirlos y evitar nuevas desviaciones.

Así mismo, realizaremos una evaluación final que nos permita analizar de forma concreta todos los aspectos de la ejecución del Proyecto y de forma global sus resultados, de cara a tener criterios ante nuevas actuaciones y a poder justificar la subvención.

En algunas subvenciones se determinan períodos concretos de evaluación durante la ejecución del proyecto y una evaluación final. En esos casos asumiremos los criterios establecidos por la convocatoria.

En cuanto al Quiénes participan en el proceso, existen varias posibilidades. En principio parece lógico que contemos con los destinatarios de la actuación y con las personas que desarrollan el Proyecto de forma directa. Sus visiones serán diferentes y complementarias, fijándose más los primeros en la adecuación y la eficacia del Proyecto, y los segundos en la eficacia y en la eficiencia. Esto será debido a que los destinatarios son más conscientes de sus propias necesidades y de los resultados obtenidos y, las personas que desarrollan el programa, de los resultados alcanzados y de los medios empleados.

Sin embargo, existe una tercera posibilidad, igualmente complementaria, como es la de una evaluación externa que aporte una visión, desde fuera, de la adecuación, eficacia y eficiencia de nuestra actuación.

Esta última evaluación no siempre nos está permitida a las Asociaciones Juveniles por razones económicas, pero, realizada por profesionales, arroja mucha luz sobre las causas de nuestros errores que, con frecuencia permanecen ocultos a los miembros de la Asociación Juvenil.

Por último, el Cómo nos dirá las herramientas concretas que vamos a utilizar para realizar el seguimiento y evaluación de la ejecución del Proyecto, y también deberá quedar fijado en la planificación de la evaluación.

Las herramientas para evaluar pueden ser de muchos tipos en función del tiempo del que dispongamos, el número de personas a evaluar, los aspectos que queramos evaluar, etc. Algunos ejemplos de herramientas son los siguientes :

Encuestas entre usuarios potenciales.

Entrevistas a usuarios directos.

Cuestionarios de preguntas cerradas.

Cuestionarios de preguntas abiertas.

Cuestionarios mixtos.

Fichas de recogida de datos.

Reuniones de los equipos de trabajo.

Fotografías y videos.

Pero para que estas herramientas funcionen habremos de fijar en el Proyecto, en el consabido capítulo de evaluación, unos aspectos en los que nos fijaremos a lo largo de toda la ejecución del Proyecto llamados Indicadores.

Los Indicadores serán hechos o expresiones concretas y cuantificables cuyos valores nos permitirán evaluar la idoneidad, la eficacia y la eficiencia del desarrollo de nuestro proyecto.

Por ejemplo, si uno de los objetivos que nos hemos fijado en el Proyecto es el de llegar a un 10% de la población potencial a la que va dirigido, un indicador será el nº de usuarios / nº de usuarios potenciales. Si el objetivo fuera elevar el nivel de la formación ofrecida con respecto a años anteriores, un indicador posible sería el grado de satisfacción de los usuarios del presente curso / grado de satisfacción de los usuarios del curso pasado.

Por otra parte, podemos distinguir entre dos tipos de evaluación en función de su forma de expresión :

Una evaluación cuantitativa que se expresará mediante datos numéricos, ya sean absolutos o relativos, y una evaluación cualitativa, que quedará expresada mediante textos o frases y que será complementaria a la anterior.

En la administración existe una gran tendencia a dar y pedir que se den los datos de forma cuantitativa a la hora de evaluar un proyecto, y tendremos que tenerlo en cuenta cuando vayamos a presentar resultados, pero esto no debe implicar que no hagamos también una evaluación cualitativa de nuestro trabajo.

Las evaluaciones cuantitativas tienen ventajas e inconvenientes con respecto a las cualitativas pero no se deben entender como incompatibles, sino como complementarias, porque las deficiencias de unas las cubren las otras y viceversa.

La evaluación cuantitativa nos permite una mayor facilidad a la hora de tabular, comparar y extraer datos, pero nos deja una información poco matizada y no siempre es capaz de explicar las causas de los resultados alcanzados.

Con el seguimiento y evaluación cualitativos recogeremos matices, motivos y razones que sólo se pueden conocer con una recogida de información más abierta, pero resultará mucho más complicada su sistematización y el tratamiento de los datos recogidos.

Contabilidad

El método más adecuado para el seguimiento económico de cualquier proyecto es la Contabilidad y, en concreto, con herramientas como los programas informáticos que para ello existen en el mercado.

Como vimos en el apartado relativo al Presupuesto, éste se dividía enPartidas o Grupos presupuestarios coincidiendo con las acciones o actividades concretas del Proyecto, por lo que hacer el seguimiento económico nos puede resultar relativamente sencillo, si establecemos los mismos niveles de desglose en nuestra Contabilidad, usando los mismos criterios.

El control económico mediante la contabilidad viene determinado por una serie de principios contables y por el Plan General Contable (PGC), cuya versión para entidades sin ánimo de lucro está pendiente de aprobación, pese a lo cual podemos regirnos por su borrador.

No vamos a entrar en profundidad en este tema de la contabilidad, pero sí analizaremos algunos aspectos importantes en relación con los presupuestos y el seguimiento de las subvenciones.

El PGC establece una serie de cuentas en función de su naturaleza, esto es, agrupa en cuentas contables los gastos, ingresos y movimientos económicos en general, por su similitud (Ej. Sueldos y salarios, Gastos de Alquileres, Compras de Mercaderías, Ingresos por Ventas, Ingresos por Subvenciones, Caja, Bancos, Acreedores, Deudores, etc.), creando una organización de Grupos de cuentas muy generales que se van ramificando hasta las más concretas, o Cuentas de Mayor, que serán las cuentas operativas donde haremos los apuntes. De esta manera, el primer nivel de desglose o Grupos contables sería el siguiente :

1.- Financiación Básica.

2.- Inmovilizado.

3.- Existencias.

4.- Acreedores y Deudores.

5.- Cuentas Financieras.

6.- Compras y Gastos.

7.- Ventas e Ingresos.

Como decíamos, este nivel se va subdividiendo hasta que llegamos al último formado por las Cuentas de Mayor de las que poníamos ejemplos anteriormente similitud (Ej. Sueldos y salarios, Gastos de Alquileres, Compras de Mercaderías, Ingresos por Ventas, Ingresos por Subvenciones, Caja, Bancos, Acreedores, Deudores, etc.).

Ahora bien, como hemos dicho, estas cuentas están establecidas con el criterio de igual naturaleza, pero no responden a una clasificación por actividades más coincidente con nuestras Partidas o Grupos presupuestarios, por lo que tendremos que recurrir a una clasificación de los movimientos económicos más acorde con el Presupuesto para poderlos comparar con éste. Este sistema de contabilidad que agrupa los movimientos o apuntes en Grupos de Apuntes, que nosotros haremos coincidir con los establecidos en el Presupuesto como Partidas o Grupos presupuestarios, se conoce como Contabilidad Analítica.

La Contabilidad Analítica pretende determinar en qué actividad, proyecto o programa se ha producido el gasto o el ingreso, de manera que podamos llevar un control con idénticos criterios clasificatorios a los establecidos en el Presupuesto y con los que tendremos que presentar los resultados.

Esta necesidad de llevar una Contabilidad Analítica es quizá el aspecto más importante de este apartado para la gestión de subvenciones, y la herramienta más adecuada para ello será cualquiera de los programas informáticos de contabilidad que existen en el mercado actualmente.

No tendremos más que contabilizar los movimientos económicos y, mediante la opción analítica del programa de contabilidad, adjudicar el gasto al Grupo de Apuntes adecuado. De esta manera podremos saber en todo momento el margen económico que aún nos queda para una actividad o si nos hemos desviado respecto a las previsiones.

Si nuestro Proyecto, al margen de estar dividido en diversas actividades, forma parte de un conjunto de Proyectos que desarrolla nuestra Asociación Juvenil, existen programas con una opción analítica con dos niveles de desglose (al margen de las divisiones establecidas en el PGC que, como dijimos, utiliza el criterio de la naturaleza del movimiento económico), pudiendo destinar el primero para distinguir entre proyectos y el segundo para las actividades de cada uno de ellos.

Si además un proyecto está financiado por más de una subvención y queremos diferenciar las facturas destinadas a justificar cada subvención y poder operar con sus importes, pese a que esto nos complicará un poco el seguimiento, podremos extraer datos contables mediante una hoja de cálculo, cuya versatilidad a la hora de operar es mucho mayor que la de los programas de contabilidad, y trabajar desde ésta en el cuadre de las justificaciones.

La estructura de los Grupos de Apuntes establecidos mediante la Contabilidad Analítica, deberá ser similar a la de las Partidas o Grupos presupuestarios, para facilitar la comparación entre previsiones y resultados.

En cuanto al Seguimiento de Tesorería también lo podemos realizar a través de la Contabilidad, sin más que extraer los saldos de las cuentas de tesorería (Caja y Bancos) en el momento en que así lo precisemos.

La periodicidad de sus revisiones vendrá determinada por nuestro volumen económico, pero es aconsejable hacerlo al comienzo de cada mes, pues es al final cuando se acumulan la mayor parte de los gastos. De esta manera contaremos con el saldo a fin del mes pasado y, tras examinar las previsiones de cobros y pagos, modificándolas si fuese preciso, podremos establecer las necesidades de tesorería.

No obstante, si nuestro proyecto es de un volumen económico pequeño, podremos diseñar directamente una hoja de cálculo donde llevar un control de gastos e ingresos sin necesidad de recurrir a un programa de contabilidad

Memoria y Justificación Económica

La justificación de la subvención, mediante la Memoria, es una de las fases más importantes de su gestión, si no la más importante.

Podemos haber realizado una buena labor de búsqueda de recursos, haber elaborado un excelente proyecto, haber obtenido la máxima subvención prevista, haber desarrollado un trabajo impecable, haber hecho un seguimiento sin tacha, pero si no justificamos convenientemente la subvención, todos esos esfuerzos habrán sido en balde.

Y es quizás la parte más importante porque al comienzo no tenemos nada y, por tanto, tampoco podemos perder nada. Sin embargo, una vez realizado el proyecto y efectuados los gastos, si no los justificamos debidamente no nos pagarán la subvención y perderemos los derechos sobre ella con la consiguiente complicación para nuestra situación económica.

Al igual que en el caso del Proyecto, la Memoria deberá constar de tres documentos.

En el Primer documento presentaremos los datos más relevantes de la ejecución del proyecto de forma esquemática y en formatos muy visuales y sencillos de entender (cuadros, cronogramas, etc.), incluyendo un cuadro de evaluación global con los Indicadores y los valores obtenidos en la evaluación.

El Segundo documento será en el que entraremos a explicar de forma pormenorizada como se ha desarrollado el proyecto, qué dificultades hemos encontrado, qué desviaciones ha habido con respecto a las previsiones, etc.

No debemos esforzarnos en dar una visión triunfalista de nuestro trabajo, pues la perfección no existe y, ante un/a técnico/a con experiencia, no es creíble un cumplimiento al 100% de los objetivos.

En cuanto al Tercer documento estará integrado por los anexos. Esos anexos serán los materiales, carteles, folletos, videos, fotografías, cuestionarios de evaluación, etc., que hayamos elaborado o reflejen la veracidad de lo expuesto en la memoria. Así mismo incluiremos, siempre que así nos lo soliciten, fotocopias de todas las facturas o justificantes de gastos con los que pretendemos demostrar en que hemos aplicado la subvención concedida.

En todas las subvenciones de las Administraciones Locales, Autonómicas y Central, la presentación de las fotocopias de las facturas, acompañadas de los originales para compulsarlas, es un requisito indispensables para la justificación. Sin embargo, las convocatorias europeas no siempre funcionan así, sino que, en muchas ocasiones, bastará con que conservemos las facturas para presentarlas ante una posible inspección futura, sin que sea necesario mandarlas a Bruselas en el momento de la justificación.

Es fundamental que todas estas facturas y documentos sean absolutamente legales, pues, de lo contrario, corremos el riesgo de que nos descuenten aquellos importes que no hayan sido correctamente justificados.

Además se adjuntará el justificante de pago (ya sea mediante recibo, resguardo de ingreso bancario o transferencia) o bien quedará claro en la factura que ésta ha sido pagada. Esto es así, porque la existencia de una factura no implica haberla pagado. Hasta que no tenemos un recibo, un resguardo de transferencia o un sello en la factura como que la hemos abonado, no quedará debidamente justificado el gasto.

Las facturas deberán llevar los siguientes datos:

Datos del proveedor
  • Nombre
  • Dirección
  • CIF
  • Nº de la factura (No albarán)
  • Sello y/o firma
Datos de nuestra entidad
  • Nombre
  • Dirección
  • CIF
Otros datos
  • Fecha
  • Concepto
  • Importe
  • IVA desglosado o especificación de "IVA Incluido"

En cuanto al resto de documentos (Nóminas, TCs de la S.S., impresos de Hacienda, etc.) deberán ser impresos legales o normalizados y debidamente sellados y firmados por el organismo competente.

Al presentar los originales y fotocopias para compulsar, normalmente nos sellarán los originales para invalidar la posible presentación de estos para la justificación de otra subvención. Sin embargo, deberemos tener cuidado con documentos tales como los TC de la Seguridad Social y las cartas de pago trimestrales de las retenciones del IRPF, pues puede darse el caso de que sólo vayamos a utilizar para la justificación de la subvención una parte del total del importe pagado mediante estos documentos, por lo que sólo deberán invalidarnos el documento por la cantidad utilizada.

Pongamos un ejemplo. Para justificar una subvención de 6.000.000 de €. ante el Ministerio X, presentamos facturas con sus correspondientes justificantes de pago por valor de 4.620 €, un recibo de la nómina de marzo de uno de los trabajadores por 900 € y los justificantes de pago de la Seguridad Social relativos a esa nómina (300 €), así como el justificante de ingreso de la retención del IRPF, también relativo a esa nómina de marzo (180 €). Sin embargo, en el TC de marzo figuran otros trabajadores y el importe total es de 1.800 €. Igualmente ocurre con el pago del primer trimestre de las retenciones del IRPF siendo el importe total de 3.240 €, aunque sólo queremos utilizar para la justificación 180 €.

Para evitar la invalidación total de estos documentos, nos deberán poner un sello con una leyenda similar a ésta (tomando como ejemplo el TC de la S.S.):


Este documento ha sido presentado ante el Ministerio X para la justificación de un gasto subvencionado de 300 €.

Fecha

De esta manera podremos utilizar el resto para justificar otras subvenciones.

Como ya hemos indicado, a la hora de presentar la Justificación Económica deberemos llevar originales y fotocopias para que puedan compulsar éstas últimas y podamos llevarnos los originales. Para evitar problemas futuro llevaremos una lista de facturas y justificantes presentados para que nos la sellen. Así mismo resulta conveniente guardar, en nuestro expediente de la subvención, una copia de todas las facturas presentadas, pues nos será de gran utilidad ante posibles inspecciones posteriores al tenerlas identificadas y seleccionadas.

Balance

En cuanto al Balance económico, lo incluiremos al final del Segundo documento de manera desglosada y en el primer documento de manera resumida.

Si hemos llevado una Contabilidad analítica con un programa informático nos resultará muy sencillo elaborar el balance.

El desglose de gastos e ingresos coincidirá con el planteado en el Presupuesto y podemos hacer un cuadro comparativo entre presupuesto y resultados, que nos permita sacar una idea rápida de las posibles desviaciones acaecidas.

Igualmente, la herramienta adecuada será la hoja de cálculo y podremos adjuntar gráficos que expliquen el reparto de gastos y las fuentes de ingresos.

Siguiendo el ejemplo que utilizamos en el punto relativo a los presupuestos incluimos un modelo de balance del Proyecto con un nivel y dos niveles de desglose.

Balance de la Asociación Juvenil Año X por Actividades

Gastos Presupuesto Resultados Desviación
Talleres
Apoyo Escolar
Excursiones
Campamentos de Verano
Formación de voluntarios/as
Total
Ingresos Presupuesto Resultados Desviación
Talleres
Apoyo Escolar
Excursiones
Campamentos de Verano
Formación de voluntarios/as
Total

Balance de Gastos de la Asociación Juvenil Año X por Actividades y Naturaleza

 

Gastos Presupuesto Resultados Desviación
Talleres

Materiales
Transportes
Seguros
Publicidad
Apoyo Escolar
Materiales      
Alquileres      
Personal      
Excursiones


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Y para los ingresos se haría de forma similar.

 

Conclusiones

En resumen, resulta importante a la hora de buscar subvenciones con las que financiar la actividad de la Asociación tener claramente definido Nuestro Proyecto y que éste sea coherente en su conjunto, de manera que las convocatorias a las que nos presentemos no desvirtúen nuestros propósitos ni nos alejen de nuestros objetivos para cumplir los de las administraciones.

Así mismo, podríamos sacar como conclusión que la búsqueda de la información local podremos seguirla realizando por los métodos tradicionales, pero en el resto de convocatorios, (Autonómicas, Estatales y, sobre todo, Europeas) se está extendiendo muy rápidamente la difusión a través de Internet, pese a que se mantengan los otros métodos, facilitándonos muchísimo el trabajo.

En cuanto a le elaboración del Proyecto, insistir en la coherencia de todas sus partes y en la necesidad de establecer objetivos claros y métodos de evaluación precisos, sin olvidar la ordenación de nuestro presupuesto mediante criterios y categorías excluyentes.

Por último, no olvidar la necesidad de recoger datos del desarrollo de nuestras actividades, en base a lo establecido en el Proyecto de cara a la evaluación, para no tenerse que inventar resultados a última hora y poder explicar las posibles desviaciones entre los objetivos planteados y los resultados obtenidos, de una manera real.

Esperamos que todo o parte de lo aquí expuesto os haya servido para reflexionar sobre el tema y poder mejorar la gestión de vuestras subvenciones futuras y desde aquí os animamos a sistematizar más los procesos de control económico y la evaluación de las actividades pues, desgraciadamente aún son éstas una asignatura pendiente entre las Asociaciones Juveniles.

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  • FUNDACIÓN GPS
  • c/Javier de Miguel 92. 28018 Madrid.
  • Telf: 91 223 04 14

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