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Obligaciones de las asociaciones

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  1. Qúe es una asociación
  2. Tipos de asociaciones
  3. Cómo se constituye una asociación
  4. Obligaciones de las asociaciones
    1. Obligaciones registrales
    2. Obligaciones documentales (libros)
    3. Obligaciones de rendición de cuentas
    4. Obligaciones fiscales
  5. La utilidad pública
Obligaciones de las asociaciones

Formación en este ámbitoFormación en este ámbito:Gestión de Asociaciones, Especialista en Gestión y Dirección de Asociaciones, Introducción a la Contabilidad, Cierre de Cuentas, El IVA en las ENL, Fiscalidad para ENL.


Obligaciones Registrales

Además de la primera inscripción de la asociación que podéis ver en el apartado de “Cómo crear una asociación”, ante el registro de asociaciones deberán realizarse otros asientos y comunicación de modificaciones sobre la información ya existente.

A continuación se detallan los actos susceptibles de inscripción en el registro:

  • Cualquier modificación en los estatutos (cambios en la denominación, domicilio, fines y actividades, ámbito territorial, etc.).
  • Cambios en las personas titulares de los órganos de representación (Junta Directiva).
  • La apertura, cambio y cierre de delegaciones o establecimientos.
  • La declaración y la revocación de la condición de utilidad pública.
  • Las asociaciones que constituyen o integran federaciones, confederaciones o uniones de asociaciones.
  • La incorporación y separación de asociaciones a una federación, confederación o unión de asociaciones o a entidades internacionales.
  • La suspensión, disolución o baja de la asociación y sus causas.
  • La apertura y el cierre de una delegación en España de asociaciones extranjera.

En los siguientes enlaces podéis encontrar un directorio de los Registros de Asociaciones de las Comunidades Autónomas y del Registro Nacional de Asociaciones:

Obligaciones Documentales. Los libros de las asociaciones

Una vez creada y registrada la Asociación, la Asociación deberá llevar una serie de documentación establecida en la Ley. Las asociaciones habrán de disponer de:

  • Una relación actualizada de sus asociados.
  • Una contabilidad que permita obtener la imagen fiel del patrimonio, del resultado y de la situación financiera de la entidad, así como las actividades realizadas.
  • Un inventario de sus bienes.
  • Un libro de las actas de las reuniones de sus órganos de gobierno y representación.

Podemos observar como, estrictamente, la ley solamente menciona 1 libro: el de actas. Por lo que, tanto para llevar actualizada la relación de socios como la contabilidad, hoy en día no será necesario un libro tradicional en papel, ya que las herramientas informáticas permitirán otro tipo de formatos más cómodos y adecuados.

En lo relativo a las actas de los órganos de gobierno y representación (Asamblea y Junta Directiva), como comentábamos, se debe tener físicamente un libro. No obstante, hoy en día las actas pueden realizarse en el ordenador y ser impresas en hojas sueltas, previamente preparadas, que son las que conformarán el libro. Los registros admiten la legalización de libros compuestos por hojas sueltas, numeradas, para su posterior impresión.

Las actas deberán recoger referencia a los acuerdos adoptados, su ordenación será cronológica, y en caso de que dejásemos alguna hoja, o parte de ella, sin escribir, la anularemos para evitar anotaciones que no respondan al desarrollo de las sesiones. El contenido que deberá tener un acta será:

  • Mención al órgano que se reúne
  • Fecha, hora y lugar de la reunión
  • Número de convocatoria (Primera y/o Segunda)
  • Asistentes (Datos nominales o numéricos)
  • Orden del día
  • Desarrollo de la reunión con los principales argumentos ligados a las personas que intervengan
  • Acuerdos adoptados
  • Sistema de adopción de los acuerdos y resultados
  • Firma de el/la Secretario/a y VºBº del Presidente/a

Las actas se deben recoger durante el desarrollo de las sesiones y, normalmente se presentan en la siguiente reunión del órgano en cuestión para su aprobación en el primer punto del orden del día. No obstante, existen otras alternativas para no esperar a su aprobación en la siguiente reunión, como por ejemplo la aprobación en el mismo día de la reunión facilitando su lectura al finalizar la misma, nombramiento de un determinado número de socios que actúen como fedatarios en la aprobación del acta, etc. (ejemplo de Acta de Junta Directiva).

Por último, cabe mencionar que la Ley Orgánica 1/2002, de 22 de marzo, reguladora del Derecho de Asociación, no establece obligatoriedad a la legalización de los libros, y por este motivo, algunos registros de asociaciones no contemplan este procedimiento. No obstante, será muy recomendable la realización de este trámite con el fin de otorgar seguridad jurídica a los libros. La legalización de libros podrá realizarse ante aquellos registros autonómicos que sí lo permiten, ante el registro mercantil o ante notario.

Para profundizar un poco más en este tema, recomendamos la lectura del artículo publicado en esta guía y denominado los libros de las asociaciones y escuchar el podcast de nuestro blog Hablemos de Gestión - Los libros de las asociaciones.

Obligaciones de rendición de cuentas

Como ya hemos comentado, la ley de asociaciones en su artículo 14 establece que las asociaciones deberán llevar contabilidad que permita obtener la imagen fiel del patrimonio, del resultado y de la situación financiera de la entidad, así como las actividades realizadas. Para que esta contabilidad refleje las características indicadas será muy aconsejable realizarla con un programa informático especializado de contabilidad por partida doble y que permita la llevanza de cuentas de forma analítica.

Hasta la entrada en vigor de la nueva ley de Asociaciones, bastaba con llevar una contabilidad por partida simple si la asociación no estaba declarada de Utilidad Pública ni estaba dada de alta en el I.A.E. Sin embargo, éste es un sistema que no sólo nos ofrece muy poca información económica para la toma de decisiones, sino que se puede quedar corto para cumplir con obligaciones contables y fiscales, sobre todo, como decíamos, en caso de que la entidad esté desarrollando alguna actividade económica o esté declarada de Utilidad Pública.

La ley establece que las asociaciones deberán llevar su contabilidad “conforme a las normas específicas que les resulten de aplicación”, por lo que hay que destacar, al menos, dos casos en los que se aplican normas específicas:

Igualmente, si la entidad está acogida a los beneficios fiscales establecidos en la Ley 49/2002, debe cumplir (art. 3.8) “las obligaciones contables previstas en las normas por las que se rigen o, en su defecto, en el Código de Comercio y disposiciones complementarias”

En cualquier caso, todo lo referido al control económico, con legislación, ejemplos y herramientas, lo puedes encontrar en el apartado de "Economía" de esta guía de gestión.

Obligaciones Fiscales

Como ya hemos comentado, en el momento en el que una asociación se plantea la realización de alguna Actividad Económica deberá cumplir con lo establecido en la normativa fiscal, pasando a afectarle impuestos como el IVA, Imp. Sociedades, otras obligaciones censales y de información, IRPF…

¿Y qué es una actividad económica? La podemos definir como “aquella actividad que suponga la ordenación por cuenta propia de medios de producción y de recursos humanos, o de uno de ambos, con la finalidad de intervenir en la producción o distribución de bienes o servicios”,

Dada la importancia y extensión de este tema, hemos desarrollado un capítulo específico en esta guía de gestión dedicado a la fiscalidad de las asociaciones. También puedes consultar nuestro artículo dedicado al tema denominado “toda” la fiscalidad de las asociaciones.

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La Utilidad Pública

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Utilidad pública

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La declaración de Utilidad Pública, viene a suponer, además de un reconocimiento social de la labor de la entidad, la posibilidad de acogerse a una serie de beneficios fiscales y la capacidad de utilizar la mención "declarada de Utilidad Pública".

Requisitos

Para la obtención de la declaración de Utilidad Pública se establecen una serie de requisitos en el Artículo 32 de la Ley Orgánica 1/2002, de 22 de marzo, reguladora del Derecho de Asociación:

  • Que sus fines estatutarios tiendan a promover el interés general y sean de carácter cívico, educativo, científico, cultural, deportivo, sanitario, de promoción de los valores constitucionales, de promoción de los derechos humanos, de asistencia social, de cooperación para el desarrollo, de promoción de la mujer, de protección de la infancia, de fomento de la igualdad de oportunidades y de la tolerancia, de defensa del medio ambiente, de fomento de la economía social o de la investigación, de promoción del voluntariado social, de defensa de consumidores y usuarios, de promoción y atención a las personas en riesgo de exclusión por razones físicas, sociales, económicas o culturales, y cualesquiera otros de similar naturaleza.
  • Que su actividad no esté restringida exclusivamente a beneficiar a sus asociados.
  • Que los miembros de los órganos de representación que perciban retribuciones no lo hagan con cargo a fondos y subvenciones públicas (no obstante, en los términos y condiciones que se determinen en los Estatutos, los mismos podrán recibir una retribución adecuada por la realización de servicios diferentes a las funciones que les corresponden como miembros del órgano de representación).
  • Que cuenten con los medios personales y materiales adecuados y con la organización idónea para garantizar el cumplimiento de los fines estatutarios.
  • Que se encuentren constituidas, inscritas en el Registro correspondiente, en funcionamiento y dando cumplimiento efectivo a sus fines estatutarios, ininterrumpidamente y concurriendo todos requisitos, al menos durante los dos años inmediatamente anteriores a la presentación de la solicitud.

Las federaciones, confederaciones y uniones de entidades podrán ser declaradas de utilidad pública, siempre que los requisitos se cumplan, tanto por las propias federaciones, confederaciones y uniones, como por cada una de las entidades integradas en ellas.

Derechos de las Asociaciones declaradas de Utilidad Pública

Las asociaciones declaradas de utilidad pública tendrán los siguientes derechos:

  • Usar la mención «Declarada de Utilidad Pública» en toda clase de documentos, a continuación de su denominación.
  • Disfrutar de las exenciones y beneficios fiscales que las leyes reconozcan a favor de las mismas (apartado específico del I.Sociedades).
  • Disfrutar de beneficios económicos que las leyes establezcan a favor de las mismas (normalmente ayudas y subvenciones específicas).
  • Asistencia jurídica gratuita.
  • Los establecidos por las Comunidades Autónomas a las asociaciones que principalmente desarrollen sus funciones en su ámbito territorial, conforme al procedimiento que las propias Comunidades Autónomas determinen y con respeto a su propio ámbito de competencias.

Obligaciones de las Asociaciones declaradas de Utilidad Pública

Las asociaciones de utilidad pública deberán:

  • Rendir las cuentas anuales del ejercicio anterior en el plazo de los seis meses siguientes a su finalización (1 de julio).
  • Presentar una memoria descriptiva de las actividades realizadas durante el ejercicio ante el organismo encargado de verificar su constitución y de efectuar su inscripción en el Registro correspondiente, en el que quedarán depositadas.
  • Facilitar a las Administraciones públicas los informes que éstas les requieran, en relación con las actividades realizadas en cumplimiento de sus fines.

El contenido de las Cuentas anuales y el procedimiento para su presentación viene definido en el Artículo 5 y 6 del Real Decreto 1740/2003, de 19 de diciembre, sobre procedimientos relativos a asociaciones de utilidad pública. Dichas cuentas anuales deben expresar la imagen fiel del patrimonio, de los resultados y de la situación financiera, así como el origen, cuantía, destino y aplicación de los ingresos públicos percibidos.

El incumplimiento de la obligación de rendición de cuentas es causa automática de incoación de procedimiento de revocación de la declaración de utilidad pública (Artículo 7 del Real Decreto 1740/2003, de 19 de diciembre, sobre procedimientos relativos a asociaciones de utilidad pública.).

Asimismo, hay que tener en cuenta que las Asociaciones de Utilidad Pública deberán llevar su contabilidad ajustada a las normas de adaptación del Plan General de Contabilidad a las entidades sin fines lucrativos. Y que aquellas entidades obligadas a formular sus cuentas anuales en modelo normal deberán someterlas a auditoría.

Enlaces a Planes de Contabilidad de Entidades sin fines lucrativos:

Trámite de solicitud de la Utilidad Pública

La solicitud de Declaración de Utilidad Pública se realizará ante el Registro de Asociaciones en el que la asociación está inscrita, autonómico o nacional. Cabe mencionar que el órgano concedente de la declaración será el Ministerio del Interior aunque la gestión se realice ante el registro autonómico que le corresponda a la entidad.

Para que una asociación pueda ser declarada de utilidad pública deberá cumplir con los requisitos antes expuestos, y por ello la documentación a presentar será la necesaria para justificar el cumplimiento de dichos requisitos. Antes de la solicitud será conveniente ponerse en contacto con el registro de asociaciones para ver en detalle la documentación a presentar, en términos generales será la siguiente:

  • Solicitud o Instancia en el modelo normalizado por el registro (autonómico o nacional según corresponda), firmada por el representante de la entidad.
  • Memoria de Actividades correspondiente a los dos ejercicios económicos precedentes a cuando se presente la solicitud.
  • Cuentas anuales de los dos últimos ejercicios cerrados (balance de situación, cuenta de resultados y memoria económica).
  • Certificado de la Agencia Estatal de la Administración Tributaria en la que conste que se encuentra al corriente en el cumplimiento de las obligaciones tributarias y que no constan deudas con el Estado de naturaleza tributaria en período ejecutivo.
  • Certificación de la Tesorería General de la Seguridad Social de hallarse al corriente en sus obligaciones con la Seguridad Social.
  • Copia compulsada, en su caso, del alta en el epígrafe correspondiente del Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE).
  • Certificación del acuerdo del órgano de la asociación que sea competente por el que se solicita la declaración de utilidad pública.

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